Strukturierte Unternehmensinhalte mit ECM
(TL). Enterprise Content Management (ECM) ist ein unverzichtbares Werkzeug zur zentralen Verwaltung und Organisation großer Datenmengen, Dokumente und Inhalte. ECM umfasst Strategien, Methoden und Tools zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bereitstellung und Archivierung von Inhalten und unterstützt somit reibungslose Unternehmensprozesse.
Die Bedeutung von ECM für Unternehmen
In einer Zeit, in der Unternehmen auf diverse Systeme und Anwendungen setzen, ist der Überblick über Datenbestände eine echte Herausforderung. Das „papierlose Büro“ ist noch nicht überall Realität, was zu Prozessbrüchen und ineffizienten Arbeitsabläufen führen kann. Hier hilft ECM, indem es zentrale Systeme bereitstellt, die Geschäftsprozesse rationalisieren und Datensilos, veraltete Daten, Dubletten sowie Compliance-Verstöße verhindern.
Abgrenzung von DMS und ECM
Obwohl Dokumentenmanagementsysteme (DMS) und ECM oft synonym verwendet werden, unterscheiden sie sich in ihrem Umfang. DMS konzentrieren sich auf die Verwaltung von Dokumenten innerhalb einer Abteilung, während ECM einen ganzheitlicheren Ansatz bietet. ECM-Systeme verwalten alle Arten von Inhalten – von Dokumenten über Bilder und Videos bis hin zu Audiodateien – und bieten erweiterte Funktionen wie automatisierte Workflows, Inhaltsanalyse und intelligente Suchfunktionen.
Moderne Ansätze: Content Services
Der Begriff Content Services beschreibt eine Weiterentwicklung der klassischen ECM-Plattformen. Diese Plattformen bündeln Inhalte aus verschiedenen Repositories und Anwendungen zentral und bieten innovative Automatisierungsfunktionen. Content Services sind oft cloudbasiert, was Vorteile in Bezug auf Sicherheit, Mobilität und Integration mit anderen Cloud-Anwendungen bietet.
Einsatzbereiche von ECM
ECM-Systeme sind in allen Geschäftsbereichen nützlich, besonders jedoch in daten- und dokumentenintensiven Abteilungen wie der öffentlichen Verwaltung, dem Finanz- und Rechnungswesen, der Personalabteilung, der Rechtsabteilung und dem Marketing. Anders als DMS-Lösungen, die oft auf bestimmte Abteilungen beschränkt sind, ermöglichen ECM-Systeme eine unternehmensweite Implementierung.
Funktionsweise eines ECM-Systems
Ein typisches ECM-System umfasst Tools zur Content-Erfassung aus verschiedenen Quellen wie Scanner-Systemen, E-Mails und Online-Portalen. Diese Inhalte werden in einem zentralen Repository gespeichert, wo sie von autorisierten Benutzern abgerufen und gemeinsam genutzt werden können. Workflow Engines regeln dabei die Bewegung von Inhalten durch das Unternehmen.
Praxisbeispiel: Rechnungseingang
- Eine eingehende Rechnung wird gescannt und digitalisiert.
- Mithilfe eines OCR-Tools wird das Dokument gelesen und als „Rechnung“ kategorisiert.
- Das digitale Dokument wird über ein Workflow-Tool zur weiteren Bearbeitung an die zuständige Abteilung weitergeleitet.
Implementierung von ECM: Schritte und Überlegungen
Zu Beginn müssen die spezifischen Anforderungen des Unternehmens an das ECM-System ermittelt werden. Danach folgt die Auswahl einer passenden ECM-Lösung, die Faktoren wie Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten und Benutzerfreundlichkeit berücksichtigt. Schließlich wird das System konfiguriert, Benutzerrollen und Workflows werden definiert, und die Mitarbeitenden werden geschult.
Technische Anforderungen und Integration
Ein leistungsfähiges ECM erfordert eine spezielle Software zur Verwaltung von Inhalten und Dokumenten. Diese Software umfasst Tools für die Inhaltserstellung, Dokumentenmanagement, Workflow-Engines und Collaboration-Tools. Das zentrale Repository bildet dabei das Herzstück des Systems. Moderne ECM-Lösungen kommunizieren über Schnittstellen mit anderen Systemen und ermöglichen eine nahtlose Integration.
Compliance und Sicherheit mit dem TOLERANT Compliance-Management-System
Unternehmen müssen eine Vielzahl gesetzlicher Vorschriften zur richtlinienkonformen Speicherung, Verwaltung, Archivierung und Löschung von Daten einhalten. TOLERANT Softwareprodukte wie TL Sanction und TL PEP bzw. das TOLERANT CMS-System unterstützen Unternehmen bei der Einhaltung dieser Vorschriften, indem sie Daten effizient und sicher verwalten. Diese Systeme bündeln Unternehmensinhalte zentral und bieten erweiterte Funktionen für Zugriffskontrollen, Authentifizierung und Verschlüsselung. Darüber hinaus sorgen Überwachungs- und Protokollierungsfunktionen dafür, dass Sicherheitsvorfälle erkannt und schnell darauf reagiert werden kann. So gewährleistet TOLERANT Software nicht nur die Einhaltung von Compliance-Richtlinien, sondern bietet auch umfassende Sicherheit für Unternehmensdaten.
Die Vorteile von ECM
Zusammengefasst bietet Enterprise Content Management zahlreiche Vorteile, insbesondere wenn dies in Verbindung mit dem TOLERANT CMS-System geschieht: verbesserte Zusammenarbeit, optimierte Arbeitsabläufe, erhöhte Datensicherheit, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und gesteigerte Produktivität.
